แก้ไขตราประทับและคำรับรองคำแปลที่ไม่ตรงตามเกณฑ์สถานทูตทำอย่างไร?

หนึ่งในปัญหาชวนปวดหัวที่ทำให้ผู้ยื่นขอวีซ่าหรือผู้ที่กำลังดำเนินการด้านเอกสารข้ามชาติต้องสะดุด คือการที่เอกสารแปลภาษาต่างประเทศถูกสถานทูตหรือหน่วยงานปลายทางตีกลับ โดยมีสาเหตุมาจาก "ตราประทับและคำรับรองคำแปล (Certification of Translation)" ไม่เป็นไปตามระเบียบที่กำหนดไว้ แม้ว่าเนื้อหาในส่วนของคำแปลจะถูกต้องครบถ้วนทุกประการก็ตาม สถานทูตของแต่ละประเทศมีมาตรฐานและความเข้มงวดในการพิจารณาผู้ลงนามรับรองที่แตกต่างกันออกไป การทำความเข้าใจข้อกำหนดเหล่านี้และรู้วิธีแก้ไขอย่างถูกต้อง จะช่วยให้คุณกอบกู้สถานการณ์และนำเอกสารกลับไปยื่นใหม่ได้ทันเวลา

ทำไมตราประทับและคำรับรองคำแปลจึงสำคัญ?

คำรับรองคำแปลและตราประทับเปรียบเสมือนเครื่องหมายรับประกันคุณภาพ เป็นการยืนยันว่าเอกสารฉบับนี้ได้รับการแปลโดยบุคคลหรือสถาบันที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญทางภาษาอย่างแท้จริง และผู้แปลพร้อมรับผิดชอบต่อความถูกต้องของเนื้อหาทั้งหมด สถานทูตหลายแห่งไม่อนุญาตให้ผู้ยื่นคำร้องทำการแปลเอกสารและรับรองด้วยตนเอง เพื่อป้องกันการปลอมแปลงแก้ไขข้อมูล

ข้อความในส่วนรับรองคำแปลจะต้องระบุอย่างชัดเจนว่า "แปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ" พร้อมลงวันที่ ลายมือชื่อผู้แปล ชื่อนามสกุลตัวบรรจง และข้อมูลสำหรับติดต่อกลับ หากข้อมูลเหล่านี้ไม่ครบถ้วน หรือรูปแบบตราประทับไม่น่าเชื่อถือ เอกสารจะเข้าข่ายตกประเมินทันที

วิธีรับมือและแก้ไขเมื่อถูกสถานทูตตีกลับ

เมื่อเอกสารของคุณถูกส่งคืนพร้อมคำชี้แจงว่าปัญหาเกิดจากตราประทับหรือการรับรองที่ไม่ผ่านเกณฑ์ ขั้นตอนการแก้ไขสามารถทำได้ตามแนวทางต่อไปนี้

1. ตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะของสถานทูตนั้นๆ

สิ่งแรกที่ต้องทำคือศึกษาข้อกำหนดของสถานทูตที่คุณกำลังติดต่ออย่างละเอียด สถานทูตบางแห่ง เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส หรือออสเตรีย อาจระบุชัดเจนว่าต้องแปลและรับรองโดยนักแปลที่ขึ้นทะเบียนกับสถานทูตโดยตรงเท่านั้น (Sworn/Certified Translator) ในขณะที่สถานทูตอื่นๆ อาจรับรองเอกสารที่ประทับตราจากบริษัทแปลภาษาที่จดทะเบียนถูกต้องตามกฎหมาย หรือรับรองโดยผู้เชี่ยวชาญของศาลยุติธรรม

2. ปรับข้อความคำรับรองให้เป็นมาตรฐานสากล

หากสถานทูตแจ้งว่าข้อความรับรองไม่ถูกต้อง ให้ทำการปรับแก้รูปแบบประโยคใหม่ให้สอดคล้องกับมาตรฐานที่หน่วยงานราชการยอมรับ ตัวอย่างประโยคมาตรฐาน เช่น "Certified true and correct translation of the original Thai document" พร้อมประทับตราและลงนามใหม่ทั้งหมด ห้ามใช้รอยขูดลบหรือน้ำยาลบคำผิดแก้ไขบนตราประทับเดิมเด็ดขาด การทำความเข้าใจรูปแบบที่ถูกต้องนี้เป็นส่วนหนึ่งของแนวทางใน แก้ปัญหาเอกสารแปลโดนสถานทูตและกงสุลตีกลับ วิธีแก้ไขให้ผ่านและยื่นใหม่ทันเวลา ที่อธิบายกระบวนการแก้ไขในภาพรวม

3. ประเมินการจัดทำเอกสารชุดใหม่

ในหลายกรณี การนำเอกสารแผ่นเดิมที่มีรอยตราประทับผิดพลาดไปแก้ไขทับอาจดูไม่เรียบร้อยและเสี่ยงต่อการโดนปฏิเสธซ้ำ วิธีที่ดีที่สุดคือการพิมพ์เอกสารแปลฉบับใหม่ที่สะอาดสมบูรณ์ แล้วจึงทำการประทับตราและลงนามรับรองให้ถูกต้องตามเกณฑ์ของสถานทูต

หากเอกสารของคุณมีปัญหาในส่วนของการแปลเนื้อหาตกหล่นร่วมด้วย สามารถตรวจสอบแนวทางการแก้ไขเนื้อหาได้ที่ 5 สาเหตุยอดฮิตที่กรมการกงสุลปฏิเสธไม่รับรองเอกสารแปล และวิธีแก้ไข เพื่อให้เอกสารฉบับแก้ไขของคุณสมบูรณ์แบบที่สุด

แก้ปัญหาด่วนด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ

การแก้ไขตราประทับและการรับรองคำแปลแข่งกับเวลาอาจสร้างความกดดันอย่างมาก หากคุณไม่มีความเชี่ยวชาญหรือเข้าไม่ถึงนักแปลที่ได้รับการรับรองจากสถานทูต การเลือกใช้ บริการตรวจทานและแก้ไขงานแปลเอกสารด่วน กรณีโดนเจ้าหน้าที่ให้กลับมาแก้ คือทางออกที่รวดเร็วและปลอดภัยที่สุด ช่วยให้คุณได้เอกสารที่มีคำรับรองถูกต้องตามหลักสากล พร้อมนำไปยื่นให้สถานทูตพิจารณาใหม่ได้อย่างรวดเร็ว

หมดปัญหาเอกสารโดนตีกลับเพราะตราประทับไม่ได้มาตรฐาน บริษัท แกรนด์ เมอร์แคนไทล์ จำกัด หรือ GDM Translations มีทีมงานนักแปลผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการรับรอง พร้อมตราประทับและแบบฟอร์มคำรับรองที่สถานทูตทั่วโลกให้การยอมรับ ช่วยคุณแก้ปัญหาเอกสารอย่างตรงจุดและรวดเร็วที่สุด 

สอบถามรายละเอียดบริการรับแปลเอกสาร รับแปลเอกสารราชการ รับแปลเอกสารพร้อมรับรอง
รับแปลภาษาอังกฤษ รับแปลภาษาจีน และภาษานานาชาติอีกมากกว่า 10 ภาษา

โทร. 081-625-2552, 087-571-5885
Email: gdmtranslation@gmail.com