5 สาเหตุยอดฮิตที่กรมการกงสุลปฏิเสธไม่รับรองเอกสารแปล และวิธีแก้ไข

การนำเอกสารราชการไทยไปยื่นรับรองนิติกรณ์ ณ กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ เป็นขั้นตอนสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการนำเอกสารไปใช้ในต่างแดน ทว่าผู้ยื่นคำร้องจำนวนมากกลับต้องพบกับความผิดหวังเมื่อเอกสารแปลถูกปฏิเสธไม่รับรองและส่งคืนกลับมาให้แก้ไข การโดนปฏิเสธเอกสารนอกจากจะทำให้เสียเวลาและเสียค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อนแล้ว ยังอาจส่งผลกระทบต่อกำหนดการยื่นวีซ่าหรือการเดินทางอีกด้วย การทำความเข้าใจสาเหตุยอดฮิตที่ทำให้กงสุลปฏิเสธเอกสาร พร้อมรู้วิธีแก้ไขอย่างถูกต้อง จะช่วยให้การรับรองเอกสารของคุณผ่านไปได้ด้วยดี

1. การสะกดชื่อ นามสกุล และสถานที่ ไม่ตรงกับพาสปอร์ต

ข้อผิดพลาดอันดับหนึ่งที่พบได้บ่อยที่สุด คือการสะกดชื่อ นามสกุล วันเดือนปีเกิด หรือสถานที่ในเอกสารฉบับแปลภาษาต่างประเทศไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง (Passport) หรือเอกสารราชการอื่นๆ แม้จะผิดเพี้ยนไปเพียงอักษรเดียว นายทะเบียนกงสุลก็จะไม่ประทับตรารับรองให้ทันที

วิธีแก้ไข: ตรวจสอบตัวสะกดชื่อ-นามสกุลของทุกคนที่ปรากฏในเอกสารให้ตรงกับหน้าพาสปอร์ตเล่มปัจจุบันทุกตัวอักษร หากเป็นการแปลชื่ออำเภอ จังหวัด หรือหน่วยงานราชการ ให้ใช้อักขรานุกรมการอ่านแปลชื่อราชการตามมาตรฐานของกรมการปกครองเสมอ

2. การแปลเนื้อหาตกหล่นหรือไม่ครบถ้วนตามต้นฉบับ

หลักการแปลเอกสารราชการเพื่อรับรองนิติกรณ์คือการแปลแบบตรงตัวทุกข้อความ นายทะเบียนจะไม่อนุมัติเอกสารที่มีการแปลข้าม สรุปความ หรือละเว้นรายละเอียดบางส่วนออกไป

วิธีแก้ไข: ตรวจเช็กเอกสารแปลเทียบกับต้นฉบับภาษาไทยแบบบรรทัดต่อบรรทัด รวมถึงตัวเลข รายการสลักหลัง ข้อความในตราประทับ หมายเลขครุฑ และชื่อตำแหน่งของนายทะเบียนผู้ลงนามในเอกสารต้นฉบับ ต้องถูกแปลออกมาทั้งหมดอย่างสมบูรณ์

3. รูปแบบการจัดวางเอกสารแปลไม่สอดคล้องกับต้นฉบับ

การจัดหน้าเอกสารแปลที่สะเปะสะปะหรือแตกต่างจากรูปแบบเอกสารราชการเดิมอย่างสิ้นเชิง ทำให้เจ้าหน้าที่ตรวจทานเอกสารได้ยาก และอาจถูกปฏิเสธให้กลับไปจัดพิมพ์ใหม่

วิธีแก้ไข: จัดวางเลย์เอาต์ (Layout) ของเอกสารแปลให้มีความใกล้เคียงกับเอกสารต้นฉบับจริงมากที่สุด เช่น ตําแหน่งของตราครุฑ กรอบข้อความ หัวกระดาษ และช่องลงชื่อของเจ้าหน้าที่ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบของนายทะเบียน

4. ข้อความคำรับรองคำแปลและตราประทับไม่ถูกต้อง

การลงนามรับรองคำแปลภาษาต่างประเทศจะต้องมีข้อความรับรองความถูกต้องที่สอดคล้องกับระเบียบกระทรวงการต่างประเทศ หากใช้ข้อความรับรองผิดรูปแบบ หรือไม่มีการระบุชื่อผู้แปลอย่างชัดเจน เอกสารฉบับนั้นจะไม่สามารถใช้ได้

วิธีแก้ไข: ปรับใช้ข้อความรับรองคำแปลที่เป็นสากลและถูกต้องตามระเบียบกงสุล พร้อมประทับตราและลงนามโดยนักแปลหรือสถาบันการแปลที่น่าเชื่อถือ ซึ่งหากคุณพบว่าตราประทับเดิมที่ใช้ไม่ผ่านเกณฑ์ สามารถศึกษาวิธีปรับปรุงได้ที่ แก้ไขตราประทับและคำรับรองคำแปลที่ไม่ตรงตามเกณฑ์สถานทูตทำอย่างไร เพื่อความถูกต้องสอดคล้องกัน

5. เอกสารต้นฉบับภาษาไทยชำรุด มีรอยแก้ไข หรือไม่สมบูรณ์

บางกรณีปัญหาไม่ได้เกิดจากตัวงานแปล แต่เกิดจากเอกสารต้นฉบับภาษาไทยมีรอยขูดขีด ลบ แก้ไขข้อความ โดยไม่มีการลงนามและประทับตรากำกับการแก้ไขจากนายทะเบียนท้องที่ หรือเอกสารมีความชำรุดฉีกขาด

วิธีแก้ไข: หากเอกสารต้นฉบับมีรอยแก้ไขโดยไม่มีตรากำกับ หรือเก่าชำรุดจนอ่านไม่ออก แนะนำให้ไปขอคัดสำเนาเอกสารฉบับใหม่จากที่ว่าการอำเภอหรือสำนักงานเขตก่อน แล้วจึงนำฉบับใหม่นั้นมาแปลและยื่นรับรองกงสุล

การตรวจสอบและป้องกันข้อผิดพลาดทั้ง 5 ประการนี้เป็นส่วนสำคัญที่อธิบายไว้ใน แก้ปัญหาเอกสารแปลโดนสถานทูตและกงสุลตีกลับ วิธีแก้ไขให้ผ่านและยื่นใหม่ทันเวลา เพื่อช่วยให้ผู้ยื่นคำร้องเตรียมตัวได้อย่างรอบคอบ แต่หากคุณเจอปัญหากระทันหันและจำเป็นต้องแก้ไขงานอย่างเร่งด่วน สามารถเลือกใช้ บริการตรวจทานและแก้ไขงานแปลเอกสารด่วน กรณีโดนเจ้าหน้าที่ให้กลับมาแก้ เพื่อให้คำร้องได้รับการอนุมัติอย่างรวดเร็วที่สุด

แก้ไขปัญหาเอกสารแปลโดนตีกลับให้จบไว ไม่ต้องเสียเวลาเดินทางหลายรอบ บริษัท แกรนด์ เมอร์แคนไทล์ จำกัด หรือ GDM Translations พร้อมให้บริการตรวจทาน แก้ไขงานแปล และยื่นรับรองกงสุลแทนคุณด้วยความเชี่ยวชาญ ใส่ใจทุกรายละเอียด เพื่อให้เอกสารของคุณถูกต้องและผ่านการอนุมัติในทันที

สอบถามรายละเอียดบริการรับแปลเอกสาร รับแปลเอกสารราชการ รับแปลเอกสารพร้อมรับรอง
รับแปลภาษาอังกฤษ รับแปลภาษาจีน และภาษานานาชาติอีกมากกว่า 10 ภาษา

โทร. 081-625-2552, 087-571-5885
Email: gdmtranslation@gmail.com